EvernoteWil je je lezers regelmatig blij maken met een nieuw artikel op je blog (en daar zelf niet té veel tijd aan verdoen) dan is het erg belangrijk om jezelf goed te organiseren. Een programma als Evernote kan dan een grote hulp zijn!

Ik weet niet hoe het bij jou zit, maar wil je dat bloggen serieus aanpakken dan verzamel je nogal wat informatie:

  • ideeën voor blogonderwerpen
  • interessante artikelen (om je te kunnen verdiepen in bepaalde onderwerpen)
  • foto’s voor bij je artikelen
  • quotes
  • login- en passwordgegevens allerhande
  • flarden tekst
  • interessante links
  • persoonlijke aantekeningen
  • publicatieschema’s

Idealiter zou alles op een centrale plek moeten bewaren. Vervolgens is het zaak alle notities en gegevens zo te catalogeren dat je alles snel terugvindt. Daarom: over naar Evernote!

Wat is Evernote?

Evernote zou je het best kunnen omschrijven als een enorm digitaal archief, waarin je alles snel kan opslaan én terugvinden. Via je Evernote-account kan je bovendien snel aan de opgeslagen informatie, en dit vanop zowat elk toestel waarmee je ook op het internet kan. En verrassend misschien: je kan Evernote helemaal gratis gebruiken. Met zo’n gratis account heb je maandelijks 60 MB (uploadlimiet) datavolume ter beschikking. Ruim voldoende voor normaal gebruik, zo blijkt. Met Evernote Plus (ca. €20/jaar) en – Premium (ca. €40/jaar) krijg je een veel grotere opslagcapaciteit en een boel geavanceerde extra functies. Ik heb het hier verder over de gratis versie.

Aan de slag met Evernote

Ga naar Evernote om het programma te downloaden en te installeren op je computer. Naderhand kan je een account aanmaken en je registreren. Dat account heb je nodig om later toegang te krijgen tot Evernote. Let op: je kan Evernote ook gebruiken op een computer waar de software niet op geïnstalleerd is. Je surft hiertoe naar de site van Evernote waarna je inlogt met je acccount.

Wanneer je opent kan je meteen beginnen met de inrichting van je digitale werkplek. Maak nieuwe notitieboeken (mappen) aan en maak je eerste notities. Notities kan je hier erg breed zien. Dat kan gaan van een snel kattebelletje getypt in de teksteditor van Evernote, over foto’s en digitale bestanden (geïmporteerd vanaf je computer), e-mails, audio, webknipsels tot filmbestanden. Zelfs een combinatie (meerdere bronnen in één document) is mogelijk.

De notities kan je vervolgens onderbrengen in je notitieboeken, zodat alles geordend blijft. Evernote synchroniseert alles automatisch en dus heb je steeds het laatst bijgewerkte archief tot je beschikking.

Om hier echt optimaal gebruik van te kunnen maken doe je er goed aan ook de apps voor telefoon en tablet te gebruiken.

Evernote Web clipper gebruiken

Goed, alle hierboven beschreven functies kan je ook vinden in Google Docs (samen met Google Drive), dus daarvoor heb je Evernote niet per se nodig. Maar het merk met het olifantje heeft nog wat extra pijlen op zijn boog die met name voor een blogger interessant kunnen zijn.

Ik denk hierbij vooral aan Evernote Web Clipper. Een extensie op je webbrowser die je – eens gelinkt aan je Evernote-account – in staat stelt om elke interessante pagina die je tijdens het surfen tegenkomt met één muisklik naar je archief te sturen ter bewaring. Je kan daarbij kiezen of je het volledig artikel wenst te bewaren of alleen een uittreksel of een tekstversie. Je kan trouwens ook per direct kiezen in welk notitieboek het document bewaard dient te worden

Notities bewerken

In Evernote aangekomen heb je de mogelijkheid om documenten te kopiëren en te bewerken. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om eenvoudige aantekeningen te maken (met pijlen). Handig is ook de mogelijkheid om twee of meer aparte notities in evernote aan elkaar te koppelen om zo gerelateerde artikels altijd samen te weten.

Voor bloggers is het ook fijn dat, wanneer je een pagina van het web plukt, de originele url steeds bewaard blijft. Verrekte handig als je later in je uiteindelijke blogbericht aan bronvermelding wil doen!

Notities terugvinden in Evernote

Nu de notities zijn gemaakt en gearchiveerd wil je ze natuurlijk ook terugvinden. En een beetje snel graag! Dat is hier niet echt een probleem. Vooreerst is de zoekfunctie binnen Evernote best wel krachtig. En als je de notitieboeken (mappen) ook maar een beetje logisch hebt ingedeeld, wordt het helemaal een fluitje van een cent.

De hele boomstructuur van je archief (dat trouwens ook nadien heel makkelijk te herwerken valt mocht dat willen) is links op het scherm te zien. In het notitievenster is een uittreksel van ieder item in het betreffende notitieboek te vinden, compleet met tumbnail  indien beschikbaar.

Je kan iedere notitie eventueel ook één meer labels meegeven en op basis daarvan je items doorzoeken.

Het gevaar van het gemak waarmee je alles kan indelen is wel dat je te ingewikkelde klassementen gaat maken met te veel labels en onderverdelingen. Zo zou het makkelijk kunnen dat je niet meer consequent archiveert en dat zou jammer zijn. Eens te meer geldt: Keep it as simple as possible!

Ik beschreef hier uiteraard slechts kort de belangrijkste functies van deze tool. Ga ermee aan de slag en je ontdekt algauw wat er nog meer kan!

Evernote ziet er op het eerste gezicht misschien niet zo strak en flitsend uit, het is wel een verdomd knap stukje cloud computing. Het ontdekken meer dan waard!