De beste tips naar INBOX ZERO

Begin dit jaar liet ik mijn vast publicatieschema voor dit blog varen. De vrijgekomen tijd spendeerde ik onder meer aan het opruimen van mijn e-mail. Saai werkje, maar oh zo nodig! En nu is het zaak om inbox zero in stand te houden, natuurlijk.

De afgelopen tijd heb ik duizenden e-mails verwijderd. De meeste ongeopend. Ongelofelijk hoeveel junk een beetje internetter kan verzamelen op korte tijd. Dat moet maar eens afgelopen zijn. Ben je die uitpuilende mailbox ook kotsbeu, dan is dit jouw stappenplan.

Wat is Inbox zero?

Heel simpel: met Inbox zero heb je een vrij eenvoudige manier om met je inkomende e-mail aan de slag te gaan. Je zorgt dat je niet té veel tijd kwijt bent aan het beantwoorden en behandelen van je e-mails. Eén en ander moet ertoe leiden dat je inbox (Postvak In) minimaal een keer per dag volledig leeg is. Zo vermijd je ook dat je op de duur verzuipt in je eigen e-mail.

De drastische actie op weg naar de lege mailbox

Wil je eindelijk grip op je inbox dan moeten er – een beetje afhankelijk van hoever je het hebt laten komen – vrij draconische maatregelen worden genomen. Ook om te vermijden dat je mailbox in no time weer volloopt.

1. Eerste stap naar Inbox zero? Kijk kritisch naar je mailbox

Want ja, hoe is het zover kunnen komen? Kijk ik naar mezelf dan moet ik vaststellen dat mijn mailbox vaak automatisch volloopt met e-mails waar ik niks aan had/heb. Anders had ik ze vast en zeker geopend. Het feit dat dat niet gebeurd is, is meer dan een teken aan de wand.

Open toch eens een paar van die mails. Vooral wanneer ze regelmatig op de mat vallen. Niet zelden gaat het om “interessante nieuwsbrieven” waarvoor je je ooit om god weet welke reden inschreef (haast zonder het te beseffen). Hier is de remedie simpel: zoek de unsubscibe/uitschrijven-link en klik erop! Als het goed is heb je daar in de toekomst geen last meer van.

Oh ja: wat is eigenlijk de toegevoegde waarde van die meldingen op social media in je mailbox? Schrappen die handel!

2. Verwijder of archiveer oude of ongeopende e-mail

Dan is het tijd om echt grote kuis te houden. Ongelezen mails te archiveren dan wel te deleten. Het is immers onbegonnen werk om alle mail te gaan openen om te evalueren. Met een schone lei herbeginnen dus. De meeste e-mail-diensten bieden je de mogelijkheid om e-mails te filteren en er vervolgens (in bulk) een bewerking op uit te voeren.

Zo zou je kunnen filteren op ongelezen e-mail en vervolgens de gehele selectie verwijderen. Gaat dat je te ver? Kies er dan voor om de selectie te archiveren of gewoon te markeren als gelezen. Mocht het nodig zijn dan kan je de zaken toch nog terughalen.

De andere oplossing bestaat erin mails van bepaalde afzenders te filteren en deze dan als gelezen te markeren/te archiveren/te verwijderen. Dat is meer werk én je bewerkt ook de mails van deze afzender die je wél opende.

3. Orden je inkomende mail in mapjes en met labels

Laten we voor nu even aannemen dat je Postvak In inderdaad op 0 staat (als in: er zit geen ongeopende mail meer in je inbox). Fijn, maar hoe houd je dat zo? Elke maildienst kan normaliter werken met mapjes. Je moet alvast geen ingewikkelde mappenstructuur op poten te zetten. In feite hoort elke mail die voortaan binnenkomt in één van deze 6 mapjes:

  • Dringend: voor mail die binnen 24 uur moet beantwoord worden
  • Actie: mail die jij moet beantwoorden (maar niet binnen 24 uur)
  • Later: mails die je wil lezen maar verder geen actie vergen
  • Archief: mails die je wil/moet bewaren (maar waar verder geen aandacht vergen)
  • Wachten: voor mails waar je mee aan de slag bent, maar om een of andere reden moet wachten voor je verdere actie kan ondernemen
  • Te deleten: e-mail die rechtstreeks naar de prullenbak mag

Werk je met Gmail dan kan je het vrij makkelijk e-mails die aan bepaalde criteria voldoen filteren (op basis van afzender, onderwerpregel,…) én ze meteen automatisch in een mapje van jouw keuze laten onderbrengen. Handig!

Nu heeft de mailservice van Google al jaren de mogelijkheid om je mail (automatisch) op te delen als Primair, Sociaal en Updates. maar je kan natuurlijk nog een stuk verdergaan.

Maak daarnaast ook dankbaar gebruik van tags, vlaggetjes, kleurtjes en andere hulpmiddelen om belangrijk mailverkeer een beetje te laten opvallen in je lijst… Zo vind je de conversaties die écht van tel zijn snel terug.

Inbox zero hoeft niet veel tijd te kosten

Als het goed is heb je nu een opgeruimde inbox. Misschien denk je Inbox zero veel tijd opslorpt. Dat valt reuze mee, vind ik. De eerste stap – het opkuisen – is de lastigste. Daarna vraagt het vooral wat discipline om jezelf de gewoonte aan te kweken om binnenkomende mail meteen naar het juiste mapje te schuiven. Nog een paar tips:

1. Beperk de tijd die je spendeert aan e-mails

Spreek met jezelf af wanneer je gaat zitten om echt met je e-mail aan de slag te gaan. Maak daar een vast weerkerend moment van.

Hoeveel tijd precies hangt een beetje af van hoe belangrijk je dat zelf vindt en wie je bent. Zeker is dat het niet de helft van je meest productieve momenten mag opslorpen. Een halfuurtje per dag lijkt me ruim voldoende voor een doorsnee blogger.

Wil je minder tijd kwijt zijn aan e-mailverkeer? Schakel de meldingen voor je mail op je telefoon uit. Je wordt niet afgeleid en je komt niet in de verleiding om “snel even een paar mails te beantwoorden.”

2. Pas gestart met Postvak In 0? blijf ongewenste afzenders verwijderen

Vooral bij het begin zal je merken dat er nog mails binnenkomen die je liever niet hebben wil. Waarschijnlijk omdat je je vergat uit te schrijven op een of andere mailinglijst. Je weet wat je te doen staat: mail aanklikken en op Unsubscribe klikken.

3. Niet elke inkomende e-mail moet worden geopend

Wat doe je in je halfuur mailtijd?

  1. Nieuw binnengekomen mail sorteren (naar de juiste mapjes brengen)
  2. Mails beantwoorden die in de mapjes Dringend en Actie zitten (in die volgorde)
  3. Mails lezen uit de map Later (als er tijd over is)
  4. Het mapje Wachten overlopen

Bij het sorteren hoeft niet alle mail te worden geopend. De afzender en/of de onderwerpregel alleen verraad meestal al in welk mapje de mail thuishoort. Minder kans dat je in de verleiding komt om toch te beginnen rondklikken…



4. Wat slechts een paar minuten kost doe je meteen

Zijn er mails die je binnen de paar minuten kan beantwoorden/doorsturen/delegeren? Niet twijfelen gewoon hier en nu afhandelen. Het kost je waarschijnlijk meer tijd om er later naar terug te zoeken en alsnog te behandelen.

5. Markeer mail waar je nog op terug moet komen als “Ongelezen”

Dat heeft het voordeel dat de conversatie meer opvalt en vergeet je niet dat er nog werk aan de winkel is.

6. Ben je blogger? Overweeg een mapje met standaardmails

Een beetje blogger krijgt bij momenten veel mails te verwerken. Vragen voor samenwerkingen, aanvragen voor het plaatsen van gastartikelen, steeds weerkerende vragen voor info (over je blogonderwerpen), vragen naar de mediakit,…

Vaak zit je toch weer dezelfde antwoorden te tikken. Dat is efficiënter op te lossen door gewoon aantal standaardmailtjes achter de hand te houden. Een spelletje Ctrl+C, Ctrl+V is een pak sneller dan steeds opnieuw het warm water uitvinden.

Betere blogger met Inbox zero?

Dit is geen blogtip pur sang. Maar kijk ik naar mezelf dan kan ik niet ontkennen dat dat actieplan Inbox zero me wel deugd doet. Ik wil de focus bij het bloggen houden. En een overvolle inbox waar een kat haar jongen niet meer vindt kan ik dan best missen.

Tot zover mijn ervaringen en tips omtrent de Inbox zero methode. Voor het eerst in jaren doe ik hiermee een serieuze poging om echt grip te krijgen op mijn mailbox.

Wat denk jij? Is dit iets voor jou?


Meer van dat?

photo credit: RambergMediaImages via photopin cc

2 Comments

  1. Wat een goede tips, ik ga eens kijken of dat bij mij ook werkt!

  2. Goeie tips Ben! Inbox Zero werkt prettig is mijn ervaring. Ik heb een aangepast en wat afgeslankter systeem, voornamelijk op basis van het boek Grip. Werkt super. Vooral wat je zegt over notificaties en tijd met je e-mail beperken, levert heel veel winst op. 1 tot 3 keer per dag de e-mail doen en de rest van de tijd het programma en de notificaties uit: lekker rustig en je gaat veel productiever met e-mail om!

Leave a Reply

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.