How to

Een beetje blogger heeft meestal een flinke to-do-lijst mee te zeulen. Als het goed is wil je vermijden dat het lijstje te lang wordt en ervoor zorgen dat je blog stappen voorwaarts maakt. Wil je effectiever bloggen, dan kan de 3X2 to-do-lijst je zeker van dienst zijn.

Vandaag dus eerder een tip voor een strakker time management dan een echte blogtip. Zelfs als je geen blog hebt kan je hier wat mee, zo vermoed ik.

Het probleem van de meeste to-do-lijstjes?

Oké, we nemen er voor het gemak even een willekeurig takenlijstje van een fictieve blogger bij:

  • schrijf een artikel over …
  • beantwoord de vraag van lezer X via mail
  • update je WordPress-blog naar de meest recente versie
  • zoek een geschikte plugin voor het snel maken van testimonials
  • wimpel die adverteerder beleefd af (wegens geen interesse)
  • schrijf een nieuw artikel over …
  • zoek een nieuw WordPress-theme voor je blog (ik wel weer eens wat anders)
  • post je laatste nieuwe blogbericht op social media
  • schrijf dat gastartikel dat ik beloofde
  • doe een brainstormsessie met jezelf
  • kies een geschikte uitgelichte afbeelding voor bij het artikel over …
  • maak een video over …
  • schrijf een vervolg op artikel Y
  • update dat ene populaire bericht (zodat het ook in de toekomst goed blijft scoren in Google)
  • kies een nieuw kleurenschema voor je blog
  • verbeter die vervelende dt-kemel in het artikel van vorige week
  • stuur een herinneringsmail naar … (ik wacht al zo lang op die beloofde gastblog)
  • lees jezelf bij over dat topic dat zo interessant is voor je blog

Wat merk je (los van het feit dat het lijstje wel akelig lang is)? Ikzelf zie een drietal problemen:

  1. alle overzicht is zoek
  2. taken die dringend actie vergen wisselen af met dingen die nog wel even kunnen wachten
  3. de lijst bevat zowel taken die niet veel tijd vergen en taken die toch wat meer tijd en middelen vragen

De bovenstaande lijst is simpelweg te lang en op sommige vlakken niet “actiegericht” genoeg.

Die dingen zijn niet van aard om ervoor te zorgen dat er taken tot een goed einde kunnen worden gebracht. Zo bestaat bijvoorbeeld het gevaar dat je bij het zien van zo’n to-do-lijst steevast geneigd bent de taken die je snel en relatief makkelijk kan afhandelen als eerste aan te pakken. Dat geeft je dan een goed gevoel (je kan immers items van je takenlijst schrappen). De lastige, meer tijdrovende items blijven te lang staan, hoewel ze misschien wel dringender zijn.

Effectiever bloggen met de 3X2 to-do-lijst

De 3X2 to-do-lijst heeft tot doel grotere opdrachten op te delen in kleinere deeltaken en tegelijkertijd een onderscheid te maken tussen dringende en minder dringende zaken. We brengen de verschillende items uit onze takenlijst onder in 3 kolommen. Ander belangrijk uitgangspunt: ALLE taken op je to-do-lijst vragen minder 2 uur van je tijd om ze tot een goed einde te brengen. Tot slot moeten alle items op je lijst dingen zijn die binnen dit en 2 weken afgerond moeten worden.

Allemaal goed en wel, maar de takenlijst van de blogger hierboven bevat toch taken die meer dan 2 uur tijd vergen om ze af te ronden. Dat klopt, een uitgebreid artikel schrijven lukt je misschien niet in 2 uur. Maar je kan het project wel opdelen in verschillende deeltaken:

Nogmaals, het zorgt ervoor dat je lastige/tijdrovende zaken niet voor je uitschuift en concrete stappen blijft zetten in de richting van je einddoel.

Kolom 1 (links): dringende items die NU actie vergen

Voor dringende zaken die je nu/vandaag wil aan pakken. Pik 2, maximaal 3 items uit je to-do-lijst en gooi die in deze kolom. Stel je prioriteiten, want je mag geen andere taken naar deze actiekolom brengen als de taken in deze kolom niet klaar zijn.

Kolom 2 (midden): items binnen 2 weken aan te pakken

Dit zijn de dingen die moeten gebeuren, maar wel even kunnen wachten. Breng items van deze kolom naar je actiekolom als je ermee aan de gang wil moet. Idealiter doe je dat de avond van tevoren, zodat je ‘s morgens niet meer moet nadenken over wat je nu weer doen moet. Je kan meteen aan het werk!

Kolom 3 (rechts): taken voor de wat langere termijn

Dit zijn de taken die (momenteel) geen prioriteit hebben. Maar meer dan waarschijnlijk zullen ze dat in de toekomst wel worden. Met langere termijn bedoel ik in dit geval verder dan 2 weken in de toekomst.

Facultatief: 2 extra kolommen

Persoonlijk voeg ik graag nog 2 extra kolommen toe, getiteld: Projecten en Afgewerkt.

Door de focus te leggen op kleine (deel)taken verlies je soms het zicht op het totaalplaatje. Daarom de kolom projecten. Deze items zijn vaak niet opgedeeld in deeltaken,

De kolom Afgewerkt heeft geen functie, behalve dan mezelf een fijn gevoel te geven. Alle items die helemaal afgerond zijn komen in deze lijst te staan.

Ziedaar het basisprincipe van de 3X2 to-do-lijst. Wil je effectiever bloggen, dan valt het op deze manier te proberen lijkt me. Toch heeft deze methode ook een nadeel: aangezien items makkelijk van de ene kolom naar de andere moeten kunnen schuiven is het niet zo handig als je graag met pen en papier werkt. Maar een online tool als Trello werkt uitermate goed en makkelijk.

Tot zover de 3X2 to-do-lijst. Een manier om meer gedaan te krijgen en te voorkomen dat je takenlijst meer een wishlist wordt dan een onderdeel van een effectief stappenplan.

Welke methode(s) gebruik jij om te zorgen dat je al je taken voor je blog tot een goed einde brengt?

photo credit: StockMonkeys.com via photopin cc